Privacidade
Política de Privacidade de Dados
Introdução
A Política de Privacidade foi desenvolvida para apoiar o CPIS na adaptação da sua atividade ao Regulamento Geral de Proteção de Dados, aprovado pelo Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016 (“RGPD”).
Esta política é complementada por outras sobre segurança/security, tal como a Política de Retenção do CPIS e a Política de Segurança de Informação, as quais são relevantes para os negócios da empresa, descrevendo, em conjunto, a abordagem do CPIS quanto à segurança da informação e privacidade.
Esta política aplica-se a todos os Profissionais e Parceiros do CPIS e, quando identificados, a terceiros que acedam aos ativos da empresa.
Os termos 'Privacidade', 'Privacidade de Dados' e 'Proteção de Dados' podem ser usados no mesmo sentido pois estão associados a um conjunto complexo de requisitos legais que se aplicam aos Dados Pessoais, o qual vai para além da segurança de dados e confidencialidade. Por exemplo, inclui requisitos sobre a transparência do uso de dados e sobre a sua conservação.
O cumprimento desta política é obrigatório e, portanto, todos os Profissionais e Parceiros têm a responsabilidade individual de garantir a sua conformidade com a mesma e, se necessário, devem solicitar esclarecimentos aos lideres das respetivas equipas.
É da responsabilidade do CPIS definir os mecanismos apropriados para alcançar a conformidade com esta política, sendo a responsabilidade pela implementação operacional das equipas, com o apoio do Privacy Officer.
O cumprimento desta política pode ser monitorizado por meio de fiscalizações, auditorias e/ou solicitações de confirmações por escrito de conformidade, sendo todas as áreas responsáveis por avaliar regularmente a sua conformidade com a mesma dentro da sua área de responsabilidade.
Em conformidade qualquer Colaborador ou Partner que tenha violado esta política está sujeito a ação disciplinar, de acordo com a Política Disciplinar.
Esta política baseia-se nos princípios estabelecidos no RGPD. No entanto, existem diferenças nacionais na aplicabilidade da proteção de dados e privacidade do CPIS, nomeadamente, em relação a países do espaço não Europeu, bem como globalmente, quando se efetua tratamento de dados pessoais fora da UE, quando se recebe dados pessoais de fora da UE ou quando se efetua tratamento de dados pessoais de cidadãos não comunitários.
Em caso de dúvida contacte o Privacy Officer.
2. Princípios de Proteção de Dados
No âmbito da nossa atividade, efetuamos tratamentos de Dados Pessoais: seja quando recebemos dados pessoais no decurso das nossas oportunidades de negócio, dos nossos compromissos com clientes, de atividades de marketing ou de uma série de outras atividades relacionadas e de suporte. Os dados podem ser recebidos diretamente de um Titular de Dados (por exemplo, pessoalmente, via correio, e-mail, telefone ou de outras fontes), nomeadamente dos nossos clientes, parceiros, subcontratados, responsáveis conjuntos pelo Tratamento, prestadores de serviços de suporte e agências de referência de crédito.
Todos os Profissionais e Parceiros devem apenas solicitar dados pessoais de um Titular de Dados que sejam relevantes e necessários para cumprir determinada finalidade e tarefa empresarial.
O CPIS compromete-se a cumprir com os princípios de proteção de dados pessoais definidos pelo RGPD, a saber:
• Licitude, lealdade e transparência: significa que devemos ter uma razão legítima por força da qual tratamos Dados Pessoais, por exemplo, consentimento do Titular dos Dados, cumprimento de uma obrigação legal a que estamos sujeitos. Também significa que devemos informar, de forma clara, o Titular dos Dados sobre o tratamento;
• Limitação das Finalidades: devemos apenas solicitar Dados Pessoais para finalidades determinadas, explícitas e legítimas e não os tratar para além da finalidade para a qual foram solicitados;
• Minimização dos dados: os Dados Pessoais objeto de tratamento devem ser adequados, pertinentes e limitados ao necessário;
• Exatidão: temos a obrigação de garantir que os Dados Pessoais são exatos e atualizá-los sempre que necessário;
• Limitação da conservação: não devemos reter Dados Pessoais por um período superior ao necessário para as finalidades para as quais são tratados, embora possamos reter alguns para fins históricos e estatísticos;
• Integridade e Confidencialidade: devemos ter em vigor controlos de segurança adequados para proteção dos dados contra o tratamento não autorizado e ilegal, perda, destruição ou danificação, incluindo medidas técnicas e organizacionais, tais como processos definidos, formação e consciencializaçã;
• Transferência legal fora do Espaço Económico Europeu: apenas transferimos Dados Pessoais para fora do EEE desde que existam salvaguardas adequadas, tal como uma base contratual, (enquanto unidade de negócios do CPIS);
• Direitos do Titular de Dados: os Titulares dos dados têm vários direitos que devemos respeitar (por exemplo, o direito a aceder a uma cópia dos dados que arquivamos e o direito de retirar o consentimento dado para efeitos de marketing direto).
3. Licitude e lealdade no tratamento
Sempre que se recolha Dados Pessoais é necessário ter uma base legal para o inerente tratamento.
De acordo com o RGPD, devemos identificar pelo menos um dos seguintes motivos para tratamento de Dados Pessoais:
• Consentimento: O Titular dos Dados deu o consentimento para que os mesmos sejam tratados para uma ou mais finalidades específicas;
• Contratual: O tratamento é necessário para a execução de um contrato do qual o Titular dos Dados faz parte ou para diligências pré-contratuais;
• Legal: O tratamento é necessário para cumprir com uma obrigação legal, à qual o Responsável pelo tratamento está sujeito;
• Interesses vitais: O tratamento é necessário para proteger os interesses vitais do Titular dos Dados;
• Interesse público: O tratamento é necessário para o desempenho de uma tarefa realizada no interesse público;
• Interesses legítimos: O tratamento é necessário para os interesses legítimos do Responsável pelo tratamento, exceto quando se prevalecerem interesses ou direitos e liberdades fundamentais do Titular dos Dados.
Quando atuamos na qualidade de Responsável pelo tratamento (consulte a definição no Anexo A) devemos garantir que temos uma base legítima para recolher e tratar Dados Pessoais.
Nalgumas situações, podemos atuar como Subcontratante em nome de nosso cliente, caso em que é da responsabilidade do mesmo garantir que tem um motivo correto para o tratamento dos Dados Pessoais, o qual deverá partilhar connosco. No entanto, devemos tomar medidas para garantir que o nosso contrato seja claro sobre as nossas responsabilidades a esse respeito e que, se recolhermos Dados Pessoais diretamente dos Titulares dos Dados em nome do cliente, tenhamos as bases para o fazer legitimamente.
Quando uma Categoria Especial de Dados é tratada (cf. definição no Anexo A) há um conjunto adicional de condições que deve ser cumprido. Por favor contacte o Privacy Officer para mais orientações.
O RGPD exige que se forneça aos Titulares dos Dados informações sobre o tratamento a fim de garantir um tratamento equitativo e transparente. Sempre que recolhermos Dados Pessoais devemos garantir que explicamos apropriadamente a razão pela qual precisamos das informações e como vamos tratá-las. Quando as informações são reunidas através do nosso site esta informação é dada através de um 'Aviso de privacidade'.
Quaisquer outras informações a facultar aquando da recolha de dados pessoais também devem ser fornecidas na internet. Consulte a 'Política de Privacidade Online e Declarações de Cookies' para obter mais informações ou entre em contacto com o Privacy Officer.
4. Tratamento apenas para finalidades específicas
Sempre que recolhemos e tratamos Dados Pessoais devemos garantir que apenas os utilizamos para as finalidades específicas que foram comunicadas ao respetivo titular.
O CPIS nunca deve tratar Dados Pessoais para fins adicionais que não tenham sido comunicados ao Titular dos Dados. Só assim estaremos esclarecidos quanto ao propósito do tratamento e devemos entender os propósitos para os quais os nossos clientes podem ter recolhido os Dados Pessoais.
5. Tratamento adequado, pertinente e limitado
Quando recolhemos e tratamos Dados Pessoais devemos seguir o princípio da minimização dos dados. Isso significa que devemos recolher apenas os Dados Pessoais mínimos necessários para realizar uma tarefa específica.
Adicionalmente, devemos garantir que temos uma quantidade adequada de dados pessoais para realizar uma tarefa específica de maneira adequada. Por exemplo, recolher os dados necessários apenas para identificar uma pessoa.
Isto também se aplica a qualquer partilha e outras atividades de tratamento. É importante minimizar os dados mantidos e tratados; devemos garantir que se partilharmos dados interna ou externamente ou se os usarmos em atividades como testes, só devemos usar / partilhar a quantidade mínima em cada caso.
6. Exatidão dos dados pessoais
Temos a obrigação de garantir que os Dados Pessoais sejam mantidos exatos e atualizados. Devemos garantir a existência de processos adequados para manter os dados exatos sempre que necessário (por exemplo, dos profissionais ou de clientes atuais e potenciais mantidos pelas áreas relevantes).
Ao atuar como Responsável pelo tratamento em relação a um cliente não seremos obrigados a implementar mecanismos para manter esses dados atualizados; isso será responsabilidade do Responsável pelo tratamento, ou seja, nosso cliente.
7. Conservação de Dados Pessoais
Os Dados Pessoais não devem ser conservados por mais tempo do que o necessário. Isto significa que devemos definir e aplicar períodos de conservação máximos dos Dados Pessoais que tratamos e implementar processos para apagá-los no seu termo. Portanto, os seguintes períodos de conservação podem ser aplicados: (i) pelo tempo que for necessário para a atividade ou serviços relevantes; (ii) qualquer período de conservação exigido por lei; (iii) o fim do período em que os litígios ou investigações possam surgir em relação aos serviços; ou (iv) pelo período mínimo previsto no contrato.
8. Direitos dos Sujeitos de Dados
O RGPD exige que informemos as pessoas sobre os Dados Pessoais que recolhemos, as finalidades e meios para os quais são objeto de tratamento. Tal informação é dada sob a forma de um 'Aviso de Privacidade'.
a) Direito de Acesso
• O Titular dos Dados tem o direito de pedir para ver os Dados Pessoais que temos a seu respeito, a finalidade do tratamento e as categorias de dados em questão.
• Devemos notificar o Titular dos Dados dos destinatários com quem vamos partilhar os seus dados, especialmente se o destinatário estiver noutro país ou se pertencer a uma organização internacional.
• Sempre que possível, definiremos o prazo de conservação dos dados para atender aos objetivos comerciais.
• Devemos comunicar ao Titular dos Dados a existência do direito de se opor ao tratamento e do seu direito de retificação e apagamento.
• Devemos comunicar ao Titular dos Dados a existência do seu direito de reclamação a uma Autoridade de controlo.
• Quando os dados são recolhidos de alguém que não seja o próprio Titular dos Dados devemos comunicar ao próprio a fonte desses dados.
• Devemos garantir que temos processos em vigor para identificar e responder às questões de acesso por parte do Titular dos Dados, sem demora injustificada, e no prazo máximo de um mês.
b) Direito de retificação
• Os Titulares dos Dados têm o direito à retificação dos dados inexatos, cabendo à CBRAIN todos os esforços para o fazer de imediato.
c) Direito ao apagamento
• O Titular dos Dados tem o direito de obter do Responsável pelo tratamento o apagamento dos seus dados ('direito de ser esquecido'). Cabe à CBRAIN fazer o possível para apagar de imediato os dados mantidos, exceto quando houver uma exigência legal para a sua conservação. Se receber uma solicitação de um Titular de Dados contacte primeiro o Privacy Officer antes de apagar quaisquer dados.
d) Direitos das crianças
•Todos os indivíduos, incluindo crianças, estão protegidos pelo RGPD. Para crianças menores de 13 anos não devemos tratar os seus Dados Pessoais com base no seu consentimento, salvo autorização pelos respetivos titulares das responsabilidades parentais.
e) Marketing
• Por vezes podemos enviar aos nossos clientes e parceiros material de marketing para informá-los de serviços, eventos futuros ou outras atividades do seu interesse, caso em que devemos indicar o direito a retirar o
consentimento a qualquer altura se desejarem não voltar a ser contatados nesses termos.
• Devemos, também, assegurar que temos processos que garantam que todas as preferências de participação sejam registadas e respeitadas.
Para todas as questões relativas aos direitos dos Titulares de Dados contacte o Privacy Officer.
9. Segurança dos Dados Retidos
O CPIS manterá a segurança dos dados protegendo a Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade dos Dados Pessoais, sendo que:
• Confidencialidade significa que apenas pessoas autorizadas podem aceder aos dados;
• Integridade significa que os Dados Pessoais devem ser exatos e adequados para as finalidades inerentes ao tratamento;
• Disponibilidade significa que os utilizadores autorizados devem poder aceder aos dados se precisarem para as finalidades autorizadas.
10. Divulgação de Dados
Todos os Profissionais e Parceiros devem evitar qualquer divulgação inapropriada de Dados Pessoais e cumprir com os nossos deveres gerais em relação à Confidencialidade.
É permitido:
a) Partilhar os Dados Pessoais que mantemos com qualquer empresa membro do CPIS, desde que tenhamos uma base legítima para o fazer e não haja restrições adicionais;
b) Divulgar Dados Pessoais a terceiros apenas sob instrução ou quando tivermos uma base legítima para o fazer, e não haja restrições em vigor;
c) Divulgar Dados Pessoais a terceiros no caso de vendermos ou comprarmos qualquer negócio ou ativos, ou quando formos um Responsável conjunto pelo tratamento, enquanto parte de uma joint venture;
d) Partilhar Dados Pessoais com um terceiro que esteja a tratar dados em nosso nome, o que pode incluir a transferência de dados para um terceiro país.
Geralmente os Dados Pessoais podem ser divulgados:
a) Aos Profissionais ou agentes para que possam desempenhar as suas funções enquanto tal;
b) Nos casos em que a não divulgação poderá prejudicar a prevenção ou deteção de crimes, a dedução de acusação contra infratores, ou a avaliação ou cobrança de qualquer imposto ou taxa. O CPIS deve ter motivos adequados para divulgar os dados sob esta categoria a fim de evitar processos criminais. Todas as divulgações devem ser justificadas e documentadas.
Para fins legais os dados podem ser divulgados se:
a) Exigido por lei, estatuto ou por ordem do tribunal;
b) Com a finalidade de obter assessoria jurídica;
c) No âmbito ou para efeitos de um processo judicial ou quando necessário para defesa de um direito legal; ou
d) Para salvaguarda da segurança nacional.
11. Transferência internacional de Dados Pessoais
O CPIS pode transferir quaisquer Dados Pessoais para um terceiro país ou organização internacional. Os dados pessoais que possuímos também podem ser tratados por funcionários que operam num terceiro país.
Temos de garantimos que pelo menos uma das seguintes condições se aplique:
a) O país para o qual os Dados Pessoais são transferidos garante um nível adequado de proteção para os direitos e liberdades dos Titulares dos Dados, por decisão da Comissão da UE;
b) Sejam fornecidas salvaguardas apropriadas (por exemplo cláusulas tipo de proteção de dados);
c) O Titular dos Dados ter dado consentimento explícito para a transferência após ter sido informado dos possíveis riscos;
d) A transferência ser necessária por uma das razões estabelecidas no RGPD, incluindo a execução de um contrato entre o CPIS e o Titular dos Dados, ou proteção dos interesses vitais do Titular dos Dados;
e) A transferência ser legalmente exigida por motivos importantes de interesse público ou para a propositura de ações judiciais ou defesa no âmbito das mesmas.
12. Informações de log, cookies e web beacons
O site do CPIS usa cookies para distinguir os seus utilizadores. O CPIS recolhe informações padrão de registo na Internet, incluindo o endereço IP do utilizador, o tipo e o idioma do navegador, os horários de acesso e os endereços dos sites de referência. Para garantir que o nosso site seja bem gerido e para facilitar a navegação o CPIS ou os seus prestadores de serviço também podem usar cookies (pequenos arquivos de texto armazenados no navegador do usuário) ou web beacons (imagens eletrónicas que permitem ao nosso site contar os visitantes que acedem a um site e a certos cookies) para recolher dados agregados.
13. Informação de Profissionais
Recolha e Conservação
• O CPIS, enquanto empregadora, recolhe, trata e conserva dados pessoais de trabalhadores, contratados, consultores e candidatos. O Departamento de Recursos Humanos e outros departamentos que tratam Dados Pessoais de profissionais devem verificar e documentar qual a base legal inerente ao tratamento que efetuarem. Os Dados Pessoais dos profissionais só devem ser tratados quando houver um objetivo válido e legítimo para o efeito.
• A recolha de dados pessoais relacionados com os nossos funcionários ocorre por meio de diversos canais e formatos, tais como: formulários de inscrição; formulários web eletrónicos, (por exemplo, durante o processo de recrutamento); registos de dados; imagens de CCTV; Fotografias de equipa, incluindo cartões de identificação; dados de outras fontes (por exemplo empregadores anteriores); verificações de crédito e verificações de segurança; etc.
• A criação e o armazenamento de dados pessoais relacionados com os nossos profissionais ocorrem por meio de vários canais e formatos, tais como: recibos de pagamento; registos de avaliação; Contratos de trabalho; e-mails; registos de doença; etc.
Formação e Conscientização
• Temos o compromisso de fornecer formação adequada sobre proteção de dados pessoais a todos os profissionais. Se necessário forneceremos formação personalizada e consciencialização para as pessoas tendo em conta as suas funções.
Desenho do processo e alteração
• Para todos os novos sistemas e procedimentos de negócio propostos que envolvam Dados Pessoais deve-se considerar se é necessária uma avaliação do impacto sobre a privacidade e a segurança das informações para identificar riscos e controlos.
• Para o efeito todos os Profissionais e Parceiros devem entrar em contacto com o Privacy Officer antes de adotar novos procedimentos.
Anexo A – Definições
Conceito Definição
Autoridades de controlo Significa uma autoridade pública independente estabelecida em Portugal - Comissão Nacional de Proteção de Dados.
Categorias especiais de Dados Pessoais
Corresponde aos Dados Pessoais que revelem:
• origem racial ou étnica;
• opiniões políticas;
• convicções religiosas e filosóficas;
• filiação sindical;
• saúde física ou mental;
• dados genéticos e biométricos
• dados relativos à vida sexual e orientação sexual; e
• condenações penais e infrações ou supostas ofensas, incluindo qualquer processo penal ou sentenças judiciais relativas a uma pessoa.
Colaborador
Significa trabalhadores e pessoas singulares contratados pela Firma, permanentes ou temporários, excluindo Parceiros.
Confidencialidade
Confidencialidade é uma característica que se aplica à informação. Proteger e preservar a confidencialidade das informações significa garantir que não sejam disponibilizadas ou divulgadas a entidades não autorizadas. Neste contexto, as entidades incluem pessoas e processos.
Dados Pessoais
Qualquer informação relacionada a uma pessoa singular identificada ou identificável (ie 'Titular dos Dados'); uma pessoa identificável é aquela que pode ser identificada, direta ou indiretamente, em particular por referência a um identificador como um nome, um número de identificação, dados de localização, identificador online ou mais um fator específico físico, fisiológico, genético, mental , identidade cultural ou social dessa pessoa.
Divulgação de Dados
Significa partilhar ou fornecer acesso a Dados Pessoais, seja ao Titular dos Dados, ao Responsável conjunto pelo tratamento, Subcontratante ou qualquer outro Terceiro.
Firma
A firma refere-se às firmas-membro existentes em Portugal, incluindo as detidas por estas.
Incidente de Segurança da Informação
Significa qualquer evento adverso, ocorrência ou evento suspeito que possa afetar a confidencialidade, disponibilidade ou integridade de qualquer um dos Ativos da empresa.
Informação
Abrange todos os conhecimentos e dados comunicados ou recebidos sobre um facto ou circunstância particular. As Informações da Firma abrangem todas as informações, identificadas ou não confidenciais, sob qualquer forma, escritas ou orais, que a Equipa ou Parceiros podem ter acesso sobre a Empresa, os seus Profissionais ou Parceiros.
Integridade da Informação
A precisão e integridade das Informações e dos métodos usados para as tratar e gerir.
Limitação do Tratamento
A marcação de dados pessoais armazenados com o objetivo de limitar seu tratamento no futuro.
Partner(s)
Usado para descrever Parceiros Sociais e outros tipos de Parceiros.
Privacidade
É a forma como como recolhemos, conservamos e tratamos Dados Pessoais de acordo com as expectativas dos nossos clientes e funcionários e com um conjunto complexo de requisitos legais e regulamentares. Também conhecido como Privacidade e / ou Proteção de Dados, embora nos EUA o termo Proteção de Dados geralmente se concentre na segurança dos dados e, não, nos requisitos legais mais amplos.
Subcontratante
Significa uma pessoa singular ou coletiva, autoridade pública, agência ou outro organismo, a quem são divulgados dados pessoais, sejam terceiros ou não.
Pseudonomização
Significa o tratamento de dados pessoais que não podem ser atribuídos a um Titular de Dados específico sem o uso de informações adicionais, desde que tais informações sejam mantidas separadamente e estejam sujeitas a medidas técnicas e organizacionais para garantir que não se tornem identificáveis.
Representante
Significa o CPIS – Coimbra Advanced Innovation Unip. Lda. em relação ao cumprimento das obrigações pelas pessoas jurídicas que operam sob a marco CPIS.
Responsável pelo tratamento
A pessoa singular ou coletiva, autoridade pública, agência ou qualquer outro organismo que, individualmente ou em conjunto com outros, determina o objetivo e os meios do Tratamento de Dados Pessoais; Se os fins e os meios de tratamento forem determinados pelo direito da União ou pela legislação de um Estado-Membro, o Responsável pelo tratamento ou os critérios específicos para a sua nomeação podem ser designados pelo direito da União ou pelo direito dos Estados-Membros.
Sistema
Um conjunto de componentes interativos ou interdependentes, incluindo pessoas, processos e tecnologia que trabalham juntos para produzir um resultado pretendido.
Terceiros
Fornecedores externos, organizações ou indivíduos contratados pela Empresa para usar, gerir ou tratar ativos da empresa ou prestar serviços para ou em nome da empresa. Terceiros e fornecedores no âmbito desta política incluem, mas não estão limitados a:
• fornecedores em regime de outsourcing (também conhecidos como outsourcers);
• prestadores de serviços (por exemplo, para gestão de alojamento de dados, gestão de infraestrutura de rede);
• fornecedores e equipa de suporte e manutenção de hardware e software;
• empresas de TI ou de processos de negócios e consultoras.
Titular dos Dados
Significa a pessoa que é o sujeito da Informação a ser tratada, isto é, o(s) indivíduo(s) a quem a Informação se refere, por exemplo clientes de serviços de retalho ou funcionários do cliente.
Tratamento
Qualquer operação ou conjunto de operações que são executadas em Dados Pessoais ou conjuntos de Dados Pessoais, seja ou não por meios automatizados, como recolha, registo, organização, estruturação, adaptação ou alteração de armazenamento, recuperação, consulta, divulgação de uso por transmissão, disseminação ou de outra forma disponibilizado, alinhamento ou combinação, restrição, rasura ou destruição.
Violação de Dados Pessoais
Uma quebra de segurança que leva à destruição acidental ou ilegal, perda, alteração, divulgação não autorizada ou acesso a Dados Pessoais transmitidos, conservados ou objeto de tratamento de outra forma.